Kiedy i w jaki sposób można korygować deklaracje podatkowe

Aby korekta była skuteczna, trzeba dołączyć pisemne uzasadnienie. Pod pewnymi warunkami daje ona prawo do zastosowania obniżonych odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych. Zeznań nie wolno poprawiać, gdy trwają postępowanie lub kontrola

Każdy podatnik ma prawo do skorygowania swoich rozliczeń. Gwarantuje mu to ordynacja podatkowa. Jej art. 81 par. 1 stanowi, że podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą dokonać korekty uprzednio złożonej deklaracji podatkowej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. W praktyce korektę można złożyć, jeżeli nie przedawniły się jeszcze zobowiązanie podatkowe lub nadpłata podatku. W przypadku nadpłaty jest na to 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin jej zwrotu. Potem to prawo wygasa, tak jak prawo do zaliczenia jej na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych zobowiązań podatkowych (art. 80 par. 1 i 2 ordynacji).

Warto więc w miarę na bieżąco kontrolować swoje rozliczenia z urzędem skarbowym. Wyłapanie ewentualnego błędu w złożonych wcześniej deklaracjach, zwłaszcza gdy okaże się, że podatnik wpadł w zaległość podatkową, pozwoli ubiec fiskusa. Przyznanie się do nieprawidłowości poprzez złożenie korekty i czynnego żalu pozwala uniknąć odpowiedzialności karnej skarbowej, a także zastosować preferencyjne, obniżone odsetki za zwłokę.

Konieczne wyjaśnienia

W myśl art. 81 par. 2 ordynacji poprawienie zeznania następuje przez złożenie korygującej deklaracji wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem jej przyczyn. Tyle przepisy. Nie ma żadnej regulacji, która określałaby wymagania dotyczące tego, jak należy to uzasadnienie napisać, np. jakie elementy trzeba w nim obowiązkowo zawrzeć. Nie ma też oficjalnego formularza uzasadnienia, który należałoby wypełnić, składając korektę.

W tym zakresie panuje pełna dowolność. Można więc samemu napisać pismo (patrz ramka), można też skorzystać z druku ORD-ZU, który opracowały urzędy skarbowe, chcąc ułatwić życie podatnikom. Pełni więc on raczej funkcję pomocniczą, a nie jest odgórnie narzuconym przez administrację podatkową formularzem. W uzasadnieniu przyczyn korekty przede wszystkim należy wskazać te elementy rozliczenia, które zostały zmienione, oraz to, w jakim zakresie i dlaczego. Przygotowanie wyjaśnienia może rodzić problemy, gdy jednocześnie poprawiamy większą liczbę deklaracji. Zwłaszcza że przepisy ordynacji nie mówią, czy w takim przypadku można złożyć jedno uzasadnienie, czy też do każdego poprawianego rozliczenia trzeba dołączyć odrębne pismo. W praktyce urzędy skarbowe pozwalają w przypadku korekt składanych w formie papierowej przedstawić wyjaśnienia w jednym dokumencie, gdy poprawki dotyczą tego samego podatku i wynikają z tego samego powodu. W innych sytuacjach takie zbiorcze wyjaśnienie nie jest dopuszczalne. Warto jednak przed złożeniem korekty zorientować się, jak do tej sprawy podchodzi nasz urząd skarbowy.

Taka praktyka – jednego uzasadnienia do kilku korekt – nie jest jednak możliwa w przypadku deklaracji składanych przez internet. System e-Deklaracje nie przyjmie bowiem kolejnego rozliczenia za ten sam okres. Zaznaczenie, że deklaracja jest korektą, powoduje automatyczne pojawienie się formularza uzasadnienia przyczyn naniesienia zmian oznaczonego symbolem ORD-ZU. Niestety, wyjaśnienie to trzeba sporządzić tyle razy, ile jest składanych deklaracji korygujących.

To, że korekta deklaracji bez uzasadnienia nie będzie miała skutków prawnych, czyli podatnik nie poprawi swojego rozliczenia, potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 26 listopada 2009 r. (nr IBPBI/2/423-1011/09/MS). Według niego złożenie korekty będzie prawnie skuteczne, gdy spełnione zostaną łącznie dwa warunki. A mianowicie podatnik złoży zarówno korektę deklaracji, jak i pisemne uzasadnienie jej przyczyn.

Na wyścigi z fiskusem

Sporządzenie korekty wraz z uzasadnieniem oraz zapłacenie – w ciągu siedmiu dni od złożenia poprawionego rozliczenia – całej zaległości podatkowej pozwala na zastosowanie obniżonych odsetek za zwłokę. Wynoszą one 75 proc. zwykłej stawki, która jest obliczana zgodnie z art. 56 par. 1 ordynacji i podawana w obwieszczeniu ministra finansów. Od 4 lipca 2013 r. obniżona stawka odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych wynosi 7,5 proc. rocznie. Stawki za wcześniejsze okresy można sprawdzić w tabeli na stronie http://www.finanse.mf.gov.pl w zakładce ABC Podatków.

Warunkiem zastosowania obniżonej stawki odsetek jest jednak, aby korekta nie była wynikiem czynności sprawdzających (czyli urząd skarbowy w trakcie wstępnej analizy odkrył błąd w rozliczeniu, a podatnik go następnie skorygował) lub nie została złożona po doręczeniu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej lub – gdy nie jest ono wymagane – po zakończeniu kontroli (art. 56 par. 1a i 1b ordynacji).

I o ile pierwszy z tych przypadków nie podlega dyskusji, o tyle drugi może w praktyce rodzić problemy. Jak bowiem postąpić, gdy korekta zostanie złożona tego samego dnia, w którym przyjdzie pismo z urzędu skarbowego?

– Przepisy w ogóle nie regulują tej kwestii i choć takie przypadki zbiegu terminu nie są zapewne częste, to jednak nie można ich wykluczyć – mówi dr Irena Ożóg, doradca podatkowy, partner zarządzający w kancelarii Ożóg i Wspólnicy. – Ciężar dowodu spoczywa wprawdzie na organie podatkowym, ale w praktyce można się spodziewać, że organ będzie oczekiwał od podatnika udowodnienia, iż złożył korektę, zanim zostało mu doręczone np. zawiadomienie o wszczęciu kontroli podatkowej. A ponieważ to podatnik ma interes w udowodnieniu, że tak było, to powinien zadbać o dowody. Po pierwsze – za każdym razem, gdy spodziewamy się takiego kroku urzędu, korektę należy złożyć osobiście w urzędzie skarbowym, prosząc o wpisanie godziny na potwierdzeniu. Po drugie – odbierając pismo od listonosza, również warto wpisać godzinę odbioru. Jeżeli jednak nie możemy odebrać przesyłki listowej, wówczas listonosz zostawi nam awizo, na odbiór którego będziemy mieli najpierw 7 dni, a potem kolejne 7 dni – wówczas terminem doręczenia będzie dzień odbioru pisma z poczty – podkreśla ekspert.

Podczas i po kontroli Są jednak przypadki, kiedy prawo podatnika do poprawienia wcześniejszych deklaracji zostaje zawieszone. Dzieje się tak w czasie postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej, ale tylko w objętym nimi zakresie. Korekta deklaracji w takiej sytuacji nie wywoła żadnych skutków prawnych (art. 81b ordynacji).

Prawo do korekty przysługuje zaś po zakończeniu kontroli i postępowania podatkowego. W tym ostatnim przypadku dotyczy jednak tylko zakresu nieobjętego decyzją określającą wysokość zobowiązania podatkowego (art. 81b par. 1 pkt 2 ordynacji).

Analogiczną regulację zawiera również art. 14c ustawy o kontroli skarbowej. Zgodnie z nim prawo do skorygowania deklaracji ulega zawieszeniu na czas trwania postępowania kontrolnego prowadzonego przez UKS. Podatnik może jednak dokonać korekty deklaracji w zakresie objętym tym postępowaniem zgodnie z art. 24 ust. 4 tej ustawy. Przepis ten stanowi, że przed wydaniem decyzji lub wyniku kontroli (w obu przypadkach kończą one postępowanie kontrolne – red.) organ kontroli skarbowej wyznacza kontrolowanemu 7-dniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego (czyli złożenia ewentualnych zastrzeżeń do protokołu). Nie precyzuje jednak terminu, w którym podatnik ma dokonać korekty. Wiadomo jedynie, że najpóźniej trzeciego dnia od skorygowania deklaracji i przesłania jej do urzędu skarbowego musi o tym fakcie zawiadomić UKS (art. 14c ust. 6 ustawy o kontroli skarbowej).

Także przepisy ordynacji nie mówią o tym, w jakim czasie po kontroli podatnik ma złożyć korektę deklaracji. Wiadomo jedynie, że po otrzymaniu protokołu kontroli ma 14 dni na złożenie zastrzeżeń do niego, a organ podatkowy w ciągu kolejnych 14 dni musi się do nich ustosunkować (art. 193 par. 8 ordynacji).

Podatnicy, którzy są w takiej sytuacji i muszą zdecydować, czy skorygować deklarację w całości zgodnie z ustaleniami UKS, czy też tylko w części (bo z częścią ustaleń się nie zgadzają i złożyli zastrzeżenia do protokołu), powinni pamiętać o art. 165b ordynacji. Pozwala on urzędowi skarbowemu na wszczęcie postępowania podatkowego, gdy podatnik nie złoży korekty deklaracji w całości uwzględniającej ujawnione podczas kontroli nieprawidłowości. Urząd ma na to 6 miesięcy od zakończenia kontroli. Ci jednak, którzy chcieliby przechytrzyć fiskusa i po upływie tego okresu dokonać korekty odwrotnej, czyli przywracającej rozliczenia do stanu sprzed kontroli, także muszą liczyć się z wszczęciem postępowania podatkowego.

Trzeba też pamiętać, że art. 165b ma znaczenie dla naliczania odsetek za zwłokę od spornych zaległości podatkowych. – Dodanie tego artykułu wydłużyło z trzech do sześciu miesięcy czas niedziałania, w którym kontrolowany podatnik czeka na to, czy urząd skarbowy zdecyduje się na wszczęcie postępowania podatkowego, czy też nie. Odbywa się to na koszt podatnika. Wcześniej był przepis art. 54 par. 1 pkt 6 ordynacji, który gwarantował nienaliczanie odsetek, jeżeli postępowanie podatkowe nie zostało wszczęte w terminie 3 miesięcy od dnia zakończenia kontroli – podkreśla Dorota Szubielska, radca prawny w kancelarii Chadbourne & Parke.

Jej zdaniem zawieszenie prawa do korekty powinno być zniesione, bo to przyśpieszy, uprości i obniży koszty kontroli. Według niej dziś ta instytucja niczemu nie służy. Jest tylko niepotrzebną sankcją.

Drobne błędy poprawi urząd skarbowy

Gdy deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź gdy wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi zasadami, organ podatkowy może ją sam skorygować. Jest to możliwe, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza 1000 zł.

1. Organ uwierzytelnia kopię skorygowanej deklaracji i doręcza ją podatnikowi wraz z informacją o związanych z korektą zmianach (lub ich braku) dotyczących wysokości zobowiązania, kwoty nadpłaty, zwrotu podatku lub wysokości straty.

2. Podatnik ma 14 dni, licząc od doręczenia mu uwierzytelnionej kopii skorygowanej deklaracji, na wniesienie sprzeciwu do urzędu skarbowego. W takiej sytuacji korekta zostanie anulowana.

3. Podatnik, który nie ma zastrzeżeń do poprawionej przez urzędników deklaracji, nie musi nic robić. Niewniesienie sprzeciwu w terminie 14 dni powoduje, że korekta będzie prawnie skuteczna i wywoła takie skutki, jakby to sam podatnik poprawił swoje rozliczenie.

Wzór uzasadnienia korekty deklaracji

Warszawa, 7 listopada 2013 r.

Jan Marian Kowalski

ul. Nieznana 5 m. 105

01-101 Warszawa

NIP 511-111-11-11

Naczelnik Urzędu Skarboweg Warszawa-Wola

W związku z art. 81 par. 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) wyjaśniam, że 7 listopada 2013 r. dokonałem korekty deklaracji VAT-7 za maj 2013 r.

Korekta została sporządzona w związku z odnalezieniem zagubionej faktury nr 107/2012 dotyczącej sprzedaży towarów dokonanej 5 maja 2013 r. W wyniku tego powstała zaległość podatkowa w wysokości 900 zł, którą wraz z należnymi odsetkami za zwłokę uiściłem 7 listopada 2013 r. na konto Urzędu Skarbowego Warszawa-Wola.

Jednocześnie oświadczam, że rozliczenie za okres, którego dotyczy korekta, nie jest przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej ani postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej.

Jan Marian Kowalski

Podstawa prawna

Art. 56 par. 1, 1a i 1b, art. 80, art. 81, art. 81b par. 1 i 2, art. 165b, art. 193 par. 8, art. 274 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.).

Art. 14c, art. 24 ust. 4 ustawy z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 41, poz. 214 z późn. zm.).